Office 2013 - What's new?



Comme promis lors de mon article du 20 aout 2012 voici une présentation des nouveautés du logiciel de bureautique office 2013. Dans une première partie je vous expose les principales modifications apportées à la suite Office, ensuite nous concentrerons plutôt sur notre sujet de prédilection Microsoft Excel.

Nouveautés d'Office 2013

Le premier point à intégrer est que lors du démarrage du logiciel vous êtes automatiquement connecté au cloud grâce à un compte Office 365. Selon les formules il sera possible de connecter jusqu'à 5 comptes avec une même licence. Ainsi vos données seront sauvegardées automatiquement dans le cloud.
Il sera possible d'installer l'office 2013 en dehors du service office 365 mais à ce moment-là vous perdez à mon sens l'intérêt principal de cette nouvelle version.
Il est également possible d'insérer directement dans vos documents des images ou des vidéos provenant de services Web 2.0 comme Youtube ou Flickr ou LinkedIn …mais ce n'est pas vous qui choisissez la liste des services connectables, ils sont imposés par le système.
Toutes les applications supportent le mode tactile, et oui il est temps de penser aux tablettes et autres Smartphones.
Il est possible d'insérer des petites applications dites « Apps » développées en HTML5, ces applications seront vendues sur Office store (par exemple un calendrier dans Excel). Il vous sera possible de développer vos propres applications puisque vous aurez accès dans un nouvel éditeur de code à une bibliothèque d'objets JavaScript.
Enfin, finissons par un mot sur l'aspect visuel de l'interface dit « METRO » dont je disais le plus grand bien dans mon article précédent, mais il aura surement ses détracteurs.

Nouveautés Excel 2013

En ce qui concerne Excel j'ai retenu quatre points qui me semblent essentiels :

Le mode dit flash fill est un système très intéressant, assistant l'utilisateur dans la décomposition de données complexes sous la forme d'un assistant à la saisie. Exemple : Si vous possédez dans une même colonne des codes postaux et des villes, Excel saura remplir une colonne avec les codes postaux et une autre avec les villes sans aucune formule de calculs.



La correction d'un problème qui s'avérait pour moi exaspérant, l'impossibilité de travailler en même temps avec deux instances d'Excel 2007 / 2010 sur deux écrans différents. Cela est rendu possible grâce à un nouveau système dit SDI. Donc on pourra visualiser en même temps deux classeurs différents en plein écran, ou un code VBA sur un écran et le tableau Excel lui correspondant sur un autre (idéal pour tester les macros).


De nombreux assistants pour faciliter le travail des débutants en « recommandant » en fonction de vos données, des tableaux croisés dynamiques ou des graphiques adaptés.


Venons-en au point final et primordial, la possibilité de lier des tableaux entre eux par une relation de type 1 à plusieurs. Concrètement cela signifie que l'on pourra avoir dans une table une colonne clé unique et qu'on pourra la mettre en relation avec une colonne clé multiple d'une autre table. Exemple : Un tableau des clients en relation avec un tableau d'enregistrement de commandes. Un client peut passer n commandes. Cela aura deux conséquences immédiates :

  • Simplification ou suppression des formules Excel de type index( ), equiv( )…
  • Terminer les micros application Access dans tous les sens, parce qu'on ne possédait pas d'outils pour rendre Excel relationnel
C'est évidement, de mon point de vue (de bidouilleur de données) l'avancé la plus significative.






TOSA : Certifier vos compétences






Pour rebondir sur mon dernier article, il s’avère de plus en plus utile (voir parfois obligatoire) aux étudiants, salariés ou demandeurs d’emploi de certifier leurs compétences dans différents domaines de l’informatique.
En ce qui concerne la bureautique et notamment Excel, je voudrais vous présenter la société ISOGRAD qui a mis en place des tests adaptatifs dit TOSA (Test on Software Application).

Ce test construit un peu sur le modèle du test TOEFL (utilisé pour évaluer les compétences en langue anglaise) vous demande de répondre à 35 questions en 45 minutes et vous attribue une note, valable deux années, sur une échelle allant de 0 à 1000.
Ainsi vous entrerez dans l’une des cinq catégories du TOSA de l’initial – de 200 points à l’expert + 800 point. De quoi alimenter votre C.V.
De plus un outil très utile propose le score qu’il faudrait obtenir sur les logiciels (Word, Excel, Powerpoint) en fonction de votre métier ou du poste pour lequel vous postulez. Par exemple, entre 600 et 800 points pour un formateur en informatique (cela semble un minimum). Cela aide chacun à définir un niveau raisonnable de compétences en fonction de son activité.

Le TOSA est bien pensé avec des mises en situation non artificiel, et un niveau d’exigence moins politiquement correct que sur certains autres tests de ma connaissance.

Bon vent donc à l’entreprise ISOGRAD et souhaitons lui autant de succès que le TOEFL !



Evaluer vos compétences



Dans ce blog, j'ai déjà eu l’occasion de mettre en avant et à plusieurs reprises, l'excellent travail réalisé par le site www.apprentissage-virtuel.com et son créateur Denis Guitel. Compliment pas tout à fait neutre puisque j'apporte aussi ma modeste contribution à cette belle aventure.

La particularité de ce site est de proposer gratuitement de visionner des vidéos d'auto-apprentissage dans le domaine de la bureautique. De très nombreux sujets sont abordés (Word, Powerpoint, Access, Google Drive, OWA, Libre office...) mais surtout un travail très approfondi sur Excel 2003 et 2007 aussi bien en initiation qu'en perfectionnement y compris une rubrique sur le VBA.

Le site est en innovation constante après avoir mis en place un forum et une rubrique exercices, voici depuis quelques semaines une nouvelle rubrique proposant des quiz d’autoévaluation. Actuellement deux quiz  de 20 questions sont proposés sur Excel (Les base du calcul, les listes de données). D'ici la fin de l'année 3 autres QCM seront proposés. Par la suite des quiz seront réalisés sur d'autres sujets comme Word et Powerpoint...

Voici une excellente occasion de tester votre savoir faire et vos compétences sur Microsoft Excel.

Alors bon quiz et à très bientôt...


VBA : Automatiser le passage de données d’Excel vers PowerPoint




Comment peut-on prendre des données sur une feuille de calcul Excel (tableau ou graphique) et automatiser leur exportation dans un présentation Powerpoint ? Cela est possible en combinant astucieusement VBA PowerPoint et VBA Excel.

 - 1 – Sur une nouvelle feuille de calcul, créez un tableau de données, (ici A1:D10) puis à partir de ce tableau créez le graphique de votre choix.

- 2 – Accédez ensuite à votre éditeur Visual Basic ALT + F11 ou Développeur / Visual Basic. Pour pouvoir manipuler les objets ou les collections d’objets de PowerPoint, nous devons nous assurer que la bibliothèque qui les contient est active dans votre éditeur Visual Basic. Passez la commande F2 ou Affichage / Explorateur d’objets et vérifier sa présence dans la liste des bibliothèques d’objets.
 - 3 – Si la bibliothèque PowerPoint est absente de la liste, passez la commande Outils / Références… et cochez la référence Microsoft PowerPoint 14.0  Object Library (Ici version 2010) pour activer la bibliothèque des objets Powerpoint. Puis validez en cliquant sur Ok.


 - 4 – Voici un premier exemple de code dans lequel nous démarrons l'application PowerPoint et dans laquelle nous ouvrons une nouvelle présentation pour le collage simple du graphique Excel

Sub Export_Powerpoint()

Dim appPpt As Object 'la variable qui contiendra l'application
Dim Pptpre As Object
'la variable qui contiendra la présentation

Dim nbshpe As Byte
Dim shpe As Object 'pour manipuler un objet Forme
Dim sld As Object 'pour manipuler un objet
diapositive

'-----------------------------------------------

 
Set appPpt = CreateObject("Powerpoint.Application")
appPpt.Visible = True


'l'application est créée et rendu visible
'--------------------------------------------------------

 
Set Pptpre = appPpt.Presentations.Add
Set sld = Pptpre.Slides.Add _
(Index:=1, Layout:=ppLayoutBlank)
Set sld = Pptpre.Slides.Add _
(Index:=2, Layout:=ppLayoutBlank)


'la présentation est créée et on ajoute 2 diapositives vierges à l'intérieur
'---------------------------------------------------

 
ActiveSheet.ChartObjects(1).Select
ActiveChart.ChartArea.Copy
Pptpre.Slides(2).Shapes.Paste
nbshpe = Pptpre.Slides(2).Shapes.Count
With Pptpre.Slides(2).Shapes(nbshpe)
    .Left = 0
    .Top = 100
    .Width = 400
    .Height = 300
 End With


'on procède au copier / coller et on récupéré le numéro de la dernière forme 
'de la deuxième diapositive (elle contient le graphique), après on lui donne
'des paramètres de taille et de positionnement
'--------------------------------------------------------------------

 
Set shpe = Pptpre.Slides(1).Shapes. _
AddTextbox(msoTextOrientationHorizontal, _
250, 20, 500, 50)
With shpe.TextFrame.TextRange
    .Text = "Passage d'un graphique Excel dans PowerPoint"
    .Font.Name = "arial"
    .Font.Size = 24
    .Font.Bold = True
End With


'Ajout d'une zone de texte sur la diapositive 1 puis on attribue
'un texte dans cette zone avec paramètre de mise en forme
'--------------------------------------------------------------------
 


Pptpre.SaveAs ("c:\users\olivier-picot.fr\Documents\monfichierV2.pptx")
Set appPpt = Nothing


'sauvegarde de la présentation puis remise à 0 de la variable
'--------------------------------------------------------------------
 


End Sub

- 5 – Après exécution du code vous devriez avoir le document suivant dans PowerPoint.

 

La suite très prochainement...


VBA : Les fichiers XLAM




Suite à l’article concernant l’emploi des fichiers XLSB, classeur de  « macros personnelles » VBA : Créer une macro multi feuilles, je vous présente aujourd’hui une alternative permettant de garder en mémoire, les macros utiles de manière transversales. Les fichiers xlam sont en fait des classeurs de macros, nommés « Macro complémentaires »

Si vous avez créé des macros dans un classeur, procédé à son enregistrement par Fichier / Enregistrer sous, et sélectionnez dans la liste Type, la valeur : Macro complémentaires Excel (*.xlam). Le chemin d’accès du fichier est alors dans Users \ appData \ Roaming \ Microsoft \ AddIns



Ensuite il faudra activer le classeur de Macro complémentaires en passant la commande Fichier / Options / compléments puis en cliquant sur le bouton atteindre de la commande Gérer les compléments Excel

Activer ensuite le classeur de vos macros complémentaires qui apparait dans la liste :



Accéder alors à votre éditeur Visual basic vous constaterez que le classeur est bien inclus dans la fenêtre des projets VB.



Ensuite si vous accédez à la gestion de votre barre d’outils d’accès rapide et que vous sélectionnez la valeur Macro dans la liste des catégories, vous verrez apparaitre la liste des macros contenues dans votre fichier XLAM.





A la semaine prochaine….



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